Restaurantul este plin. Cum optimizezi fluxurile de lucru în perioadele aglomerate?

În plin sezon, un restaurant aglomerat este, desigur, un lucru bun. Mai mulți clienți înseamnă mai multe comenzi și, dacă lucrurile sunt bine organizate, mai multe vânzări.

Dar perioadele foarte aglomerate au și o particularitate: scot la iveală problemele din modul de lucru care, într-o zi obișnuită, pot trece aproape neobservate.

Un drum în plus până la bucătărie, câteva minute pierdute pentru introducerea unei comenzi, o informație care trebuie transmisă de la un angajat la altul sau o procedură care necesită prea multe operațiuni pot părea neimportante atunci când restaurantul nu este foarte aglomerat.

Când însă ai zeci de comenzi într-un interval scurt, aceste mici întârzieri se adună.

De aceea, perioadele de vârf sunt un moment bun nu doar pentru a încerca să lucrezi mai repede, ci și pentru a observa unde se blochează fluxurile de lucru și ce poate fi simplificat pentru a crește eficiența restaurantului.

Când restaurantul este plin, fiecare etapă a unei comenzi contează

O comandă trece prin mai multe etape: este preluată, transmisă către punctele de preparare, pregătită, servită și, în final, achitată.

Într-o locație aglomerată, este suficient ca una dintre aceste etape să încetinească pentru ca efectul să se transmită mai departe.

Ospătarul poate aștepta după bucătărie, bucătăria poate aștepta informații, clientul poate aștepta nota, iar între timp alte comenzi continuă să intre.

Optimizarea fluxului de lucru într-un restaurant nu înseamnă neapărat să schimbi complet modul în care funcționează locația. De multe ori, poate însemna pur și simplu eliminarea unor pași inutili și reducerea timpului pierdut între două etape ale aceleiași activități.

Cum îți dai seama că fluxul de lucru are nevoie de optimizare?

Unele probleme devin evidente abia atunci când volumul de lucru crește.

De exemplu, dacă ospătarii fac permanent drumuri între mese, POS și bucătărie, dacă personalul din sală trebuie să întrebe în mod repetat când sunt gata comenzile sau dacă bucătăria este nevoită să gestioneze informațiile din mai multe direcții, este posibil ca problema să nu fie doar numărul de clienți.

Poate fi chiar modul în care informația circulă prin restaurant.

Câteva semne pot fi ușor de observat într-o perioadă aglomerată:

• comenzile sunt introduse cu întârziere;
• ospătarii fac drumuri repetate la POS sau la bucătărie;
• bucătăria este întrebată frecvent despre comenzile aflate în lucru;
• apar modificări sau erori care ar fi putut fi evitate;
• clienții întreabă când este gata comanda;
• în anumite intervale, personalul pare copleșit, deși în restul zilei face față fără probleme.

Dacă recunoști mai multe dintre aceste situații, poate merită să analizezi fluxul de lucru înainte de a concluziona că ai nevoie pur și simplu de mai mult personal sau de un ritm de lucru mai rapid.

Preluarea comenzilor: primul loc în care se poate pierde timp

Atunci când restaurantul este plin, ospătarii trebuie să gestioneze simultan mai multe mese, solicitări și comenzi.

Dacă după fiecare comandă trebuie să se deplaseze la un punct fix pentru a introduce produsele, timpul pierdut se poate aduna rapid.

Preluarea comenzii direct de la masă, de pe un dispozitiv mobil, poate simplifica acest flux. Ospătarul poate introduce produsele în timp ce discută cu clientul, oferindu-i pe loc detalii despre disponibilitate sau ingrediente.

Avantajul nu este doar viteza. Reducerea etapelor intermediare poate însemna și mai puține greșeli în comenzi, mai puține drumuri și mai mult timp disponibil pentru clienți.

Comanda trebuie să ajungă rapid acolo unde este nevoie de ea

După ce comanda a fost preluată, următoarea provocare este transmiterea informației către bucătărie, bar sau alte puncte de preparare.

Într-un restaurant aglomerat, nu este suficient ca o comandă să fie introdusă corect. Informația trebuie să ajungă rapid și clar la persoana care trebuie să o pregătească.

Aici, un sistem de afișare a comenzilor în bucătărie, cunoscut și sub denumirea de Kitchen Display System (KDS), poate face diferența.

UnityLiveResponse permite afișarea comenzilor pe ecrane în zona de preparare și poate funcționa inclusiv împreună cu imprimarea comenzilor pe imprimante termice.

Astfel, locația poate păstra fluxul de lucru cu care este obișnuită, beneficiind în același timp de o imagine mai clară și dinamică asupra comenzilor aflate în lucru.

Informația trebuie să circule și înapoi către ospătar

Comunicarea dintre sală și bucătărie nu ar trebui să funcționeze într-un singur sens.

Nu este suficient ca bucătăria să primească rapid comanda. Ospătarul trebuie să știe și când aceasta este gata.

Într-o perioadă aglomerată, întrebările repetate de tipul „Este gata comanda de la masa 12?” înseamnă timp pierdut și drumuri suplimentare către bucătărie.

Astfel, nu mai este nevoie să meargă de fiecare dată până la bucătărie doar pentru a verifica stadiul unei comenzi.

Poate părea un detaliu minor, dar atunci când aceeași situație se repetă de zeci de ori într-o seară, eliminarea acestor drumuri inutile poate avea un efect vizibil asupra eficienței operaționale a restaurantului.

Dacă o parte din comandă poate fi preluată direct de client?

Nu toate locațiile trebuie să folosească exact același flux de lucru.

Într-un restaurant, pe o terasă sau într-o zonă în care ospătarii au multe mese de gestionat, poate fi mai eficient ca transmiterea comenzii să se facă direct de către client, de la masă, în anumite contexte.

Cu UnityClient, clientul poate accesa meniul digital direct de pe telefon, prin intermediul unui cod QR, și poate plasa comanda de la masă.

Desigur, nu orice restaurant are nevoie de un astfel de flux. Ideea este ca tehnologia să poată fi adaptată modului în care funcționează locația, nu invers.

Pentru fast-food și food truck, fluxul arată puțin diferit

Într-o locație de tip fast-food sau food truck, problema nu este neapărat gestionarea meselor, ci trecerea rapidă de la comandă la preparare și apoi la ridicare.

Aici, clientul trebuie să știe cât mai ușor când comanda sa este în lucru și când poate fi ridicată.

Combinația dintre UnityLiveResponse și UnityOrderDisplay poate ajuta la organizarea acestui flux: comenzile sunt urmărite în zona de preparare, iar statusul lor poate fi afișat clienților pe un ecran.

În loc ca personalul să fie nevoit să strige numerele comenzilor sau clienții să întrebe constant dacă este gata comanda, informația poate fi vizibilă direct.

Din nou, nu vorbim despre a face angajații să lucreze mai repede cu orice preț, ci despre a elimina pașii care pot fi evitați pentru a optimiza fluxul operațional.

Iar când comenzile din locație se suprapun cu cele pentru livrare?

În restaurantele care lucrează și cu livrare, perioadele aglomerate pot aduce simultan comenzi din sală, takeaway și delivery.

Nu este nevoie ca toate aceste fluxuri să fie gestionate în același mod, dar este important ca informațiile să fie cât mai bine centralizate și să nu se piardă între canale.

Pentru un restaurant în plin sezon, însă, principalul obiectiv rămâne același: fiecare comandă trebuie să ajungă la persoana potrivită, în momentul potrivit.

Perioadele aglomerate îți arată și ce poate fi îmbunătățit

Sezonul nu este doar despre vânzări. Este și o ocazie foarte bună de a observa cum funcționează restaurantul în condiții reale de lucru.

Într-o zi liniștită, poate să nu fie evident că între anumite ore apare un blocaj. Într-o seară în care restaurantul este plin, problema devine imediat vizibilă.

De aceea, merită să urmărești nu doar cifra totală a vânzărilor, ci și ce se întâmplă în spatele ei.

Când sunt cele mai aglomerate intervale?

Ce produse se vând cel mai mult?

Există produse care generează frecvent modificări sau anulări?

În ce momente este cel mai solicitat personalul?

Unde apar întârzierile?

Rapoartele dintr-un software de gestiune restaurant pot ajuta administratorul să răspundă la astfel de întrebări pe baza datelor reale din activitatea locației.

Analizarea vânzărilor pe ore, produse sau alte criterii poate scoate la iveală tipare care nu sunt întotdeauna evidente în timpul unei zile aglomerate.

5 lucruri pe care le poți verifica chiar astăzi

Dacă restaurantul tău intră într-o perioadă aglomerată, nu trebuie să regândești întreaga activitate peste noapte.

Poți începe cu câteva întrebări simple:

1. Cât timp trece de la momentul în care clientul este gata să comande până când comanda ajunge la punctul de preparare?
2. Câte drumuri face ospătarul între mese, POS și bucătărie care ar putea fi eliminate?
3. Cum află ospătarul că o comandă este gata?
4. Cât de ușor poate bucătăria să vadă comenzile care sunt în lucru și prioritățile momentului?
5. Ce îți spun datele despre cele mai aglomerate ore și cele mai vândute produse?

Răspunsurile la aceste întrebări pot arăta rapid unde există cele mai mari oportunități de îmbunătățire a fluxurilor din restaurant.

Sezonul aglomerat poate fi și un test pentru restaurantul tău

Un restaurant bine organizat nu este neapărat cel în care angajații aleargă cel mai mult.

Este restaurantul în care informația circulă corect, comenzile ajung unde trebuie, fiecare angajat știe ce are de făcut, iar activitățile care pot fi simplificate nu consumă inutil timpul echipei.

Perioadele aglomerate sunt, poate, cel mai bun test pentru toate aceste lucruri.

Dacă apar probleme, nu înseamnă neapărat că restaurantul nu poate face față unui volum mai mare de clienți. Poate însemna pur și simplu că anumite fluxuri trebuie regândite și optimizate.

Iar uneori, schimbarea nu trebuie să fie una radicală.

Poate fi suficient să elimini câteva drumuri, să reduci câteva operațiuni repetitive, să faci informația disponibilă mai repede sau să folosești datele pe care restaurantul deja le generează pentru a lua decizii mai bune.

Un software de gestiune restaurant poate susține aceste procese, dar tehnologia nu ar trebui să fie un scop în sine. Important este ca instrumentele folosite să se potrivească modului în care lucrează locația și să ajute echipa să lucreze mai simplu și mai eficient.