Unde se ascund pierderile într-un restaurant și cum te ajută UnityPOS să le identifici

La finalul unei zile aglomerate, mesele au fost ocupate, comenzile au mers, iar încasările par bune. Cu toate acestea, rezultatele de la sfârșitul lunii pot fi sub așteptări.

De cele mai multe ori, nu există o singură pierdere mare și evidentă. Sunt diferențe mici, care apar în mai multe puncte ale activității: puțin mai mult ingredient folosit la fiecare porție, produse cumpărate în exces, comenzi anulate sau preparate care se vând bine, dar au rămas cu o marjă prea mică.

Fiecare situație pare minoră privită separat. Repetată zilnic însă, poate influența profitabilitatea restaurantului.

1. Stocul din program nu mai corespunde cu ceea ce există în realitate

Diferențele de stoc sunt printre cele mai întâlnite probleme într-un restaurant, dar simpla corectare a cantităților din program nu arată și de ce au apărut.

Din acest motiv, recomandăm efectuarea periodică a unui inventar fizic și operarea lui în UnityPOS. Astfel, cantitățile găsite efectiv în locație pot fi comparate cu stocurile înregistrate în program, iar diferențele care se repetă pot fi analizate mai atent.

O posibilă cauză este neconcordanța dintre rețeta înregistrată în UnityPOS și modul în care preparatul este realizat în bucătărie. De exemplu, cantitatea prevăzută în rețetă poate fi mai mică decât gramajul folosit în realitate. În această situație, programul va scădea din stoc mai puțin decât se consumă efectiv, iar diferența va reapărea la inventarele următoare.

Diferențele pot apărea și atunci când același ingredient este înregistrat pe poziții diferite. De exemplu, reperul „ardei kapia” de pe factura furnizorului poate fi asociat la întocmirea NIR-ului cu produsul „ardei kapia mp”, în timp ce în majoritatea rețetelor este utilizat „ardei mp”. Dacă în bucătărie se consumă ardeiul kapia recepționat, UnityPOS va scădea cantitatea din „ardei mp”, nu din poziția pe care a fost înregistrată marfa. În timp, „ardei kapia mp” va avea un stoc scriptic mai mare decât cel real, iar „ardei mp” un stoc scriptic mai mic.

Atunci când la același ingredient apar diferențe în cadrul mai multor inventare, ar putea fi verificate atât gramajele folosite efectiv, cât și modul în care materia primă este asociată la recepție și în rețete. Inventarul nu ajută doar la corectarea stocului, ci și la identificarea cauzei pentru care diferențele continuă să apară.

2. Porțiile nu sunt întotdeauna pregătite la fel

Chiar dacă rețeta este configurată corect în UnityPOS, consumul real depinde de modul în care preparatul este realizat în bucătărie. Atunci când ingredientele sunt porționate „din ochi”, cantitățile pot varia de la o porție la alta și de la un angajat la altul.

Câteva grame în plus pot părea neimportante la un singur preparat. Dacă însă diferența se repetă la zeci de porții în fiecare zi, cantitatea consumată în realitate va fi mai mare decât cea scăzută din stoc conform rețetei. În timp, acest lucru poate explica o parte dintre diferențele descoperite la inventar și poate crește costul real al preparatului.

Porționarea consecventă nu înseamnă reducerea cantității oferite clientului, ci respectarea standardului stabilit de restaurant. Astfel, clientul primește același preparat indiferent de zi sau de persoana care îl pregătește, iar restaurantul își poate urmări mai corect consumurile și costurile.

3. Comenzile anulate și produsele introduse greșit pot genera pierderi

Într-un restaurant aglomerat, se poate întâmpla ca un produs să fie introdus greșit, trimis din greșeală către bucătărie sau anulat după ce prepararea a început deja. Dacă mâncarea a fost pregătită și nu mai poate fi servită altui client, ingredientele și timpul de lucru se transformă într-o pierdere pe care totalul încasărilor nu o evidențiază direct.

O situație apărută ocazional face parte din activitatea normală. Dacă însă anulările, produsele șterse sau refacerea comenzilor se repetă, ar putea exista o problemă în modul de preluare și transmitere a acestora. Urmărirea operațiunilor poate ajuta la identificarea momentelor în care apar cele mai multe greșeli și la clarificarea fluxului de lucru.

Discounturile pot fi și ele urmărite, chiar dacă sunt acordate mai rar, de exemplu unei cunoștințe sau pentru compensarea unei experiențe neplăcute. Important este ca anulările, corecțiile și reducerile acordate să poată fi explicate, astfel încât administratorul să înțeleagă impactul lor real asupra activității.

4. Un preparat vândut frecvent nu este neapărat și profitabil

Preparatele comandate cel mai des sunt considerate, în mod firesc, produse importante pentru restaurant. Totuși, un număr mare de vânzări nu înseamnă automat și o marjă bună.

Prețurile materiilor prime se pot modifica de la o aprovizionare la alta. Dacă acestea cresc, iar prețul de vânzare rămâne neschimbat, un preparat popular poate aduce treptat un câștig mai mic, chiar dacă încasările generate de el par în continuare bune.

UnityPOS actualizează costurile pe baza recepțiilor înregistrate în program. De aceea, este important ca acestea să fie introduse la timp, pentru ca administratorul să poată vedea un cost cât mai apropiat de cel real la momentul analizei.

Comparând vânzările cu valoarea actualizată a ingredientelor, pot fi identificate preparatele a căror marjă s-a redus. În funcție de situație, poate fi ajustat prețul de vânzare, poate fi revizuită rețeta sau produsul poate fi păstrat în forma actuală din alte considerente comerciale. Important este ca această decizie să se bazeze pe analiza realității din restaurant, nu doar pe impresia că un preparat este profitabil pentru că se vinde bine.

5. Aprovizionarea nu ține întotdeauna cont de consumul real

Estimarea necesarului de marfă nu este simplă, mai ales atunci când numărul clienților variază de la o zi la alta. Din dorința de a evita lipsurile, restaurantul poate ajunge să cumpere cantități mai mari decât poate consuma într-o perioadă rezonabilă.

Marfa rămasă prea mult timp în gestiune înseamnă bani blocați în stoc. În cazul ingredientelor perisabile, poate însemna și produse care expiră, se deteriorează sau nu mai pot fi folosite. La polul opus, o aprovizionare insuficientă poate duce la indisponibilitatea unor preparate și la pierderea unor vânzări.

Informațiile despre stocurile existente, consumurile înregistrate și produsele vândute în perioadele anterioare pot ajuta la estimarea mai realistă a necesarului. Aceste date nu pot anticipa toate schimbările de cerere, dar oferă un punct de plecare mai sigur decât aprovizionarea făcută doar din memorie sau intuiție.

Și în acest caz, decizia îi aparține administratorului. Rolul informațiilor disponibile în UnityPOS este să îl ajute să cumpere mai aproape de necesarul real al restaurantului și să observe produsele care rămân frecvent în stoc.

6. Totalul zilnic nu arată când se realizează vânzările

Două zile cu încasări asemănătoare pot avea un mod foarte diferit de desfășurare. Într-o zi, majoritatea comenzilor pot fi concentrate în câteva ore, iar în alta pot fi distribuite mai uniform pe tot parcursul programului.

Această diferență influențează modul în care pot fi organizate echipa, pregătirea bucătăriei și aprovizionarea. Dacă sunt urmărite doar încasările totale, restaurantul nu vede întotdeauna intervalele în care personalul este suprasolicitat sau, dimpotrivă, perioadele în care resursele disponibile sunt mai mari decât necesarul real.

Rapoartele UnityPOS permit analizarea vânzărilor pe zile și intervale orare. Compararea mai multor perioade poate evidenția un anumit ritm al activității: orele în care se formează cele mai multe comenzi, zilele mai slabe sau schimbările apărute de la un sezon la altul.

Aceste informații pot ajuta administratorul să își organizeze activitatea mai aproape de comportamentul real al clienților, păstrând în același timp flexibilitatea necesară pentru zilele și situațiile care nu pot fi anticipate.

7. Informațiile există, dar nu sunt analizate împreună

În multe restaurante, administratorul cunoaște valoarea încasărilor, bucătăria observă ce ingrediente se consumă mai repede, iar diferențele de stoc sunt descoperite la inventar. Fiecare informație spune o parte din poveste, dar pierderea este greu de explicat dacă datele sunt privite separat.

De exemplu, o diferență de stoc poate fi înțeleasă mai bine dacă este analizată împreună cu rețetele, recepțiile și numărul de preparate vândute. În același mod, încasările bune pot avea o altă semnificație atunci când sunt comparate cu valoarea ingredientelor consumate și cu marja preparatelor vândute.

UnityPOS reunește informațiile despre vânzări, recepții, stocuri, rețete și operațiunile înregistrate în program. Pentru ca analiza să reflecte situația reală, datele trebuie însă introduse corect și la timp.

Software-ul de gestiune nu ia deciziile în locul administratorului și nici nu poate preveni singur toate pierderile. Rolul său este să ofere o imagine mai clară asupra activității, astfel încât problemele care se repetă să poată fi observate, înțelese și corectate pe baza unor informații reale.

Pierderile mici trebuie înțelese, nu doar corectate

Nu orice diferență de inventar, comandă anulată sau produs rămas în stoc indică o problemă gravă. În activitatea unui restaurant apar inevitabil variații, greșeli și situații care nu pot fi anticipate.

Important este ca aceleași diferențe să nu se repete fără să fie observate și analizate. Inventarele periodice, rețetele corect configurate, recepțiile introduse la timp și rapoartele de vânzări pot ajuta la identificarea cauzelor și la formarea unei imagini mai apropiate de realitatea restaurantului.

Tehnologia oferă informațiile necesare, însă valoarea lor depinde de modul în care sunt folosite. Atunci când există o persoană implicată, care cunoaște activitatea locației și urmărește constant datele, deciziile pot fi luate pe baza situației reale, nu doar a impresiilor de la finalul unei zile.

UnityPOS centralizează informațiile importante despre vânzări, stocuri, rețete și costuri, oferind administratorului instrumentele necesare pentru a urmări mai clar activitatea restaurantului.