Sus

Consultanta Horeca

ARI-Studio iti ofera consultanta gratuita in domeniul HoReCa pentru stabilirea fluxului de lucru potrivit, pentru familiarizarea cu documentele de contabilitate primara si fluxul acestora, pentru achizitionarea si instalarea echipamentelor informatice si de lucru potrivite (POS, PC, Touchscreen, Imprimante Termice, Scanner Coduri de Bare, Cititor de Carduri, Cantar Electronic, Sertar de Bani, Router Wireless, Adaptoare, Case de Marcat, etc.), si nu numai.

Stim ca inceputurile sunt dificile asa ca va oferim mai jos cateva informatii utile oricarui patron, manager, administrator si nu numai al unei societati comerciale, cu accent pe domeniul restaurantelor, barurilor, pub-urilor, pensiunilor si hotelurilor. Acestea se refera atat la documente contabile (contabilitate primara), stabilirea modului si fluxului de lucru in locatia dvs. in functie de caracteristicile acesteia, organizarea gestiunii, pozitionarea echipamentelor hardware, etc. .


Documente contabile - Nota de Intrare Receptie

Generalitati despre NIR

NIR-ul sau Nota Intrare Receptie reprezinta un document contabil ce se intocmeste in doua sau trei exemplare la sosirea marfurilor de la furnizor, in momentul intrarii efective a  acestora in gestiune. Orice factura fiscala trebuie sa fie insotita in contabilitate de NIR-ul aferent.

NIR-ul se intocmeste de catre comisia de receptie si de catre gestionar si serveste ca document justificativ pentru receptia bunurilor aprovizionate, pentru incarcarea in gestiune si drept document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul:

  • bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;
  • bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
  • bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
  • bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
  • bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
  • marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en gros.

NIR-ul se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, pe masura ce se efectueaza receptia. Daca in timpul receptiei se constata diferente, NIR-ul se intocmeste in trei exemplare. Daca bunurile achizitionate sosec in transe, se intocmeste cate un document pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
Din cele doua exemplare, unul este trimis la departamentul financiar-contabil, iar al doilea este pastrat la locatie, pe toata perioada in care marfa receptionata prin acest document exista in gestiune.

Este foarte important ca NIR-ul sa fie intocmit in aceeasi zi in care se receptioneaza marfa (si deci, mai ales in unitatile de alimentatie publica, de cele mai multe ori in aceeasi zi in care se emite factura) si toate bunurile materiale (deci exceptand serviciile) inscrise pe factura sa coincida cu toate bunurile inscrise pe NIR, indiferent de natura lor (consumabile, ingrediente, marfuri, etc.). De asemenea este important ca valoarea facturii sa coincida cu valoarea totala de achizitie inscrisa pe NIR.

Concret, datele care trebuie completate in NIR sunt:

  • datele de identificare ale firmei;
  • numarul documentului, in ordine crescatoare, fara pozitii lipsa;
  • data documentului (de cele mai multe ori coincide cu data facturii);
  • datele de identificare ale furnizorului;
  • documentul primit de la furnizor pe baza caruia se efectueaza receptia (factura sau aviz de insotire a marfii – seria si numarul ), precum si data acestuia;
  • mijlocul de transport cu care a fost efectuata livrarea de catre furnizor (nu este obligatoriu);
  • numele si prenumele delegatului care a livrat marfa (nu este obligatoriu);
  • numele si prenumele membrilor din comisia de receptie (persoanele care genereaza NIR-ul);
  • toate bunurile materiale livrate si inscrise pe factura, in afara de pozitii de discount sau observatii.

In functie de statutul firmei (platitoare sau neplatitoare de TVA), se completeaza fiecare coloana din document, cu urmatoarele mentiuni:

  • se permite schimbarea unitatii de masura din cea de pe factura la cea cu care este inregistrat articolul in gestiune, daca acestea nu coincid;
  • cantitatea inscrisa pe NIR este cantita efectiva intrata in gestiune, nu neaparat cea inscrisa in factura (nu sunt incluse pierderile, produsele care ajung degradate si sunt refuzate, etc.);
  • pentru unitatile care comercializeaza bunuri catre persoane fizice si sunt dotate deci cu casa de marcat, pe langa pretul de intrare (cel inscris pe factura) se completeaza obligatoriu si adaosul fiecarui produs precum si pretul acestuia de vanzare. Pentru materia prima din locatie ce intra in productie, pretul de vanzare este egal cu cel de intrare (produsul urmeaza sa iasa din gestiune prin bon consum, la pretul de intrare) si deci adaosul comercial este 0. Daca preturile se negociaza in functie de fiecare client si deci adaosul este variabil, nu este necesara completarea campurilor ce au legatura cu adaosul comercial si pretul de vanzare.

Descarca de aici un Model de NIR pentru firma neplatitoare de TVA

Descarca de aici un Model de NIR pentru firma platitoare de TVA

Descarca de aici un Model de Factura pentru firma platitoare de TVA (poate fi utilizat si pentru societatile neplatitoare de TVA, notand zero in coloana Cota TVA si Valoare TVA).

Documente contabile - Bon de Consum

Generalitati despre Bonul de Consum

Bonul Consum reprezinta un document contabil ce se intocmeste in doua exemplare si justifica eliberarea din magazie a materialelor care vor intra in procesul de productie.

Bonul Consum se intocmeste de catre compartimentul care efectueaza lansarea in productie (pe baza programului de productie si a consumurilor normate) sau de catre alte compartimente ale societatii (care solicita materialele pentru a fi consumate ) si  serveste ca document justificativ de eliberare din magazie a materialelor, de scadere din gestiune si drept document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Concret, datele care trebuie completate in Bonul Consum sunt:

  • datele de identificare ale firmei;
  • numarul documentului, in ordine crescatoare, fara pozitii lipsa;
  • data documentului;
  • produs, lucrare/comanda (nu este obligatoriu) – detalii despre procesul de productie in care intra materialele inscrise pe bonul curent; daca Bonul Consum este unul colectiv, pentru consumurile din intreaga zi, se poate completa cu “Consum Zilnic” sau se poate lasa necompletat;
  • predatorul (nu este obligatoriu) – compartimentul in magazia caruia sunt inregistrate materialele de pe bonul consum; daca Bonul Consum este colectiv si materialele folosite sunt din gestiuni diferite, se poate lasa necompletat;
  • primitorul (nu este obligatoriu) – compartimentul care necesita materialele inregistrate in bonul consum;  daca Bonul Consum este colectiv si produsele finite rezultate in urma consumului materialelor inscrie pe bon sunt din gestiuni diferite, se poate lasa necompletat;
  • numar comanda/ cod produs (nu este obligatoriu) – numarul de ordine al comenzii (daca este cazul) sau codul produsului in al carui proces de productie intra materialele inscrise pe bonul curent; daca Bonul Consum este colectiv se lasa necompletat;
  • numele si prenumele persoanelor care raspund de procesul de intrare in productie: sef compartiment, gestionar, primitor;
  • toate materialele ce se doreste a fi date in consum.

Materialele inscrise pe bonul consum se completeaza in document, cu urmatoarele mentiuni:

  • cantitatea necesara reprezinta cantitatea efectiva de care este nevoie pentru productie, cantitate stabilita pe baza programului de productie si a consumurilor normate (de obicei cantitatea bruta);
  • codul reprezinta codul unic al materialului cu care este identificat in gestiune;
  • unitatea de masura trebuie sa coincida cu unitatea de masura cu care este stocat in gestiune materialul;
  • cantitatea eliberata reprezinta cantitatea efectiva care a parasit magazia, a intrat in consum si este de obicei egala cu cantitatea necesara (de obicei cantitatea bruta);
  • pretul unitar reprezinta pretul de achizitie sau costul de productie al materialelor care se dau in consum; daca locatia este platitoare de TVA, pretul inscris pe bonul consum reprezinta pretul fara TVA.

Descarca de aici un Model de Bon de Consum

Documente contabile - Bon de Transfer

Generalitati despre Bonul de Transfer

Bonul Transfer reprezinta un document contabil ce se intocmeste in doua exemplare si justifica eliberarea dintr-o gestiune a bunurilor pentru a fi transferate intr-o alta.

Bonul Transfer serveste ca un document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului, de incarcare in gestiunea primitorului si drept document justificativ de inregistrare in contabilitate. Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste si Aviz de insotire a marfii.

Concret, datele care trebuie completate in Bonul Transfer sunt:

  • datele de identificare ale firmei;
  • numarul documentului, in ordine crescatoare, fara pozitii lipsa;
  • data documentului;
  • predatorul – gestiunea din care sunt transferate produsele (gestiunea care efectueaza operatiunea de iesire);
  • primitorul – gestiunea in care sunt transferate produsele (gestiunea care efectueaza operatiunea de intrare);
  • numele si prenumele persoanelor responsabile de gestiunile de predare si primire;
  • toate bunurile ce se dorestc a fi transferate.

Articolele inscrise pe bonul transfer se completeaza in document, cu urmatoarele mentiuni:

  • codul reprezinta codul unic al bunului cu care este identificat in gestiunea care il preda;
  • unitatatile de masura din ambele gestiuni (predator, primitor) trebuie sa coincida; pe Bonul Transfer se completeaza aceasta unitate de masura;
  • cantitatea efectiva reprezinta cantitatea care se transfera intre cele doua gestiuni (de obicei cantitatea bruta);
  • pretul unitar reprezinta pretul de achizitie sau costul de productie al articolelor care se dau in consum; daca locatia este platitoare de TVA, pretul inscris pe bonul transfer reprezinta pretul fara TVA.

Descarca de aici un Model de Bon de Transfer

Documente contabile - Registru de Casa

Generalitati despre Registrul de Casa

Registrul Casa este un document de inregistrare a incasarilor si platilor in numerar efectuate prin casieria unitatii, pe baza documentelor justificative. Documentul ajuta la stabilirea soldului de casa de la sfarsitul fiecarei zile si reprezinta un document de inregistrare in contabilitate a operatiilor de casa.

Registrul Casa se intocmeste in dublu exemplar, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati. Din cele doua exemplare, unul este trimis la departamentul financiar-contabil, iar al doilea este pastrat la locatie. Soldul final completat in Registrul de Casa trebuie sa coincida cu numerarul din sertar.

Concret, datele care trebuie completate in Registru Casa sunt:

  • datele de identificare ale firmei;
  • contul contabil unde sunt relevate tranzactiile din casa (de obicei contul 5311);
  • soldul initial (soldul final al ultimului Registru Casa);
  • numele si prenumele persoanelor care intocmesc documentul (casier si reprezentant departament contabil);
  • in ordine cronologica, toate operatiunile de plata sau incasare efectuate prin casieria locatiei.

Inregistrarile din Registrul Casa au urmatoarele trasaturi:

  • sunt inregistrate in ordine cronologica;
  • in  coloana “Nr. Act. Casa” se completeaza seria si numarul documentului care este inregistrat; documentele utilizate pentru operatiunile din casa, denumite si instrumente de plata sunt: chitanta, bonul fiscal, dispozitia de plata, dispozitia de incasare, imputernicirea (procura) si deconturile de cheltuieli sau deplasare. Documentele anexate (ca de exemplu factura) sunt inregistrate in coloanele “Nr. Anexa” si “Explicatii”;
  • in coloana “Nr. Anexa” se completeaza, daca este cazul, codul anexei (nu este obligatoriu);
  • in coloana “Explicatii” este descrisa sumar tranzactia (Plata factura Nr. 000, Incasare Factura Nr. 000, etc.);
  • in coloana “Incasari” se completeaza valoarea incasata, daca este cazul, pentru operatiunea curenta; 
  • in coloana “Plati” se completeaza valoarea platita, daca este cazul, pentru operatiunea curenta; 
  • celulele “Rulaj” reprezinta totaluri ale coloanelor “Incasari” si “Plati”;
  • celula “De reportat pe pagina/ TOTAL” reprezinta diferenta dintre celulele “Rulaj” aferent platilor si “Rulaj” aferent incasarilor; aceasta celula trebuie sa aiba aceeasi valoare cu suma efectiva aflata in casierie.

Descarca de aici un Model de Registru de Casa

Documente contabile - Fisa de Pontaj

La 7 august 2017 a intrat in vigoare o prevedere de legislatie a muncii (OUG 53/2017 de modificare a Codului Muncii) ce le impune angajatorilor sa tina evidente mult mai detaliate pentru timpul de lucru al salariatilor. "Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru", scrie acum in Codul muncii.

Pentru a veni in sprijinul angajatorilor echipa ARI-Studio a dezvoltat pentru aplicatiile sale si un modul de pontaj, ce poate tine o evidenta detaliata a programulului de lucru pe care il are fiecare angajat (fie el ospatar, manager sau bucatar).

Descarca de aici un Model de Fisa de Pontaj